Павел, каждый шаг вряд ли можно описать в приказах, законах, но по моему убеждению, врач должен заниматься только своей работой - лечить и наблюдать своих пациентов. "Поднять" необходимые карты из регистратуры должны соответствующие сотрудники - регистраторы. Представляют карты сотрудники администрации, а вот давать те или иные ответы на вопросы проверяющих придется Вам. Как разрешить данную ситуацию, думается, можно одним не продолжительным разговором с руководством поликлиники. Думается в ближайшее время не способные руководители к адекватной работе будут заменены временем, в котором мы живем. Не справляешься - свободен. Везде в мире труд врача самая дорогая работа.